Cuando una organización se plantea la obtención de una certificación de calidad debe considerar que no solo se obtiene beneficio por la obtención del certificado. La mayor ventaja de alcanzar dicho objetivo es la mejora del Sistema de Gestión Calidad (SGC) del que se basa la empresa. Con la mejora del sistema se favorece la mejora de los procesos internos, la organización, el control, el rendimiento y la eficacia de los recursos proporcionados y gestionados.
Es muy importante recalcar que una buena planificación es esencial para poder certificarse de un estándar de calidad y seguridad alimentaria. Inicialmente, lo primero es tener en cuenta 6 claves de vital importancia para alcanzar dicha meta y dependiendo de ellas se requerirán una mayor o menor cantidad de recursos.
Estas claves son:
- Tiempo: cuanto menor sea el tiempo establecido para la obtención de la certificación, mayor cantidad de recursos inmediatos se necesitarán (personal, recursos económicos, adecuación del sistema de gestión ya sea documental u operativo, adecuación de infraestructuras y maquinarias, ayuda de consultoras, contratación, obras, etc.)
- Tamaño de la empresa: la cantidad de recursos necesarios para una empresa de pequeño tamaño es mucho menor con respecto a una empresa con un tamaño más elevado, ya que requiere un mayor control de las instalaciones, del personal o de las líneas de producción.
- Cantidad de alimentos producidos o líneas de producción: una empresa que elabore una mayor cantidad de productos necesitará un mayor número de controles, documentación, analíticas, adecuación de infraestructuras, etc. que una que elabore pocos productos.
- Tipo de certificación que se quiera obtener: no es lo mismo querer certificarse de ISO 9001, que es una normativa genérica para empresas de distintas áreas, que de otras normativas más estrictas con respecto a la inocuidad de los alimentos como: IFS, BRC o ISO 22000, ya que requieren una mayor cantidad de recursos, proporcionando por ello una mayor cantidad de beneficios.
- Número de empleados: un número elevado de personal, requiere un mayor control sobre los mismos con respecto: a la aplicación de las buenas prácticas de higiene y fabricación, formación como manipuladores de alimentos y prevención de riesgos laborales, asignación de funciones, evaluación del desempeño, etc.
- Sistema de Gestión de Calidad previamente implantado: si la empresa presenta un sistema de gestión eficaz y que garantiza la calidad de los productos producidos, así como el control de los procesos internos y de las partes interesadas, la adecuación del mismo para la obtención de la certificación será más fácil de realizar, y por tanto, menor cantidad de recursos se deberán proporcionar.
En general, estos son los factores principales que determinan los recursos que se deben de proporcionar. Como se ha comentado no se puede tomar a la ligera obtener una certificación, ya que el proceso de obtención supone grandes cambios de mejora dentro de la organización. Por lo tanto, es muy recomendable: una primera etapa de planificación, estudio de la situación y determinación de los recursos necesarios para alcanzar el objetivo propuesto.
Aunque no se puedan establecer que recursos exactos necesitan todas las empresas, ya que dependerán de las condiciones propias de cada una, se puede indicar un cierto tiempo de referencia siempre y cuando se proporcionen todos los recursos necesarios para su obtención. Este tiempo de referencia podría ser perfectamente de una serie de meses a un ritmo alto o de un año a un nivel de velocidad constante y de forma más calmada de adecuación, siempre considerando los factores de los que se ha hablado previamente y que definen esos recursos de forma más exacta.
Por último indicar algunos aspectos a tener en cuenta de gran importancia para la planificación de la obtención de la certificación:
- La creación de todos documentos destinados y necesarios para la adecuación del SGC a la certificación seleccionada requieren su tiempo, es impensable el querer modificar procesos internos, controles, prácticas de fabricación, etc. todo a la vez y en muy poco tiempo, de ahí que se considere un intervalo de adecuación que sea factible para cada empresa y siempre dependiendo de los recursos proporcionados para conseguirlo.
- Una vez se han implantado los procedimientos, controles, formatos, procesos internos, instrucciones técnicas, etc. para la adecuación del SGC de la organización, se deben de obtener registros por lo menos de varios meses, que sirvan como justificación de que se han implantado eficazmente y se cumplen, ya que los auditores revisan dichos registros con un margen de tiempo para su confirmación.
- Antes de establecer la fecha de la auditoría de certificación (externa) a través de una certificadora homologada, se debe realizar una interna (a través de una consultora por ejemplo), de tal forma que el informe obtenido en la auditoría interna sirva para indicarnos las correcciones que se deben de aplicar antes de la certificación, por lo que debe de haber un espacio de tiempo suficiente entre ambas para poder hacer dichas correcciones.
- El hecho de suspender una auditoría de certificación conlleva gastos económicos y dependiendo del estándar también una penalización de tiempo hasta que se puedan volver a certificar (en IFS por ejemplo serían 6 meses), por lo que es de gran importancia evitar en lo máximo posible dicha situación con una buena planificación.
La obtención de un certificado de calidad por parte de una empresa, es sinónimo de la mejora y crecimiento de la misma, por lo que resulta de gran interés para aquellas empresas que se encuentren en crecimiento continuo y que quieran aumentar sus beneficios y reducir costes por la no calidad, por lo que en todos los casos en dicha situación, será una apuesta rentable.