El papel que desempeñan los auditores es muy importante para conseguir ese tan ansiado certificado. Debido a ello, es necesario indicar una serie de aspectos clave que hay que considerar a la hora de tratar con el auditor y la auditoría:
- Un auditor, como cualquier otra persona se guía por lo que se le transmita. Si la empresa demuestra una imagen de control (buenas prácticas higiénicas, etiquetado, trazabilidad, materiales auxiliares, cuerpos extraños, orden, limpieza, seguridad, etc.), tendrá una mejor impresión. Esto supondrá, que sea un poco flexible en caso de que haya alguna cosa por mejorar todavía y no sea tan crítico.
- Si por el contrario, se demuestra un gran descontrol, prepárense, porque con la experiencia que tienen los auditores de certificación detectarán todo. Si saben que existe un descontrol en diferentes puntos, lo más recomendable es que lo solucionen previamente a la auditoría.
- Hay que tener en cuenta que todo lo que se exprese debe estar justificado, ya sea con procedimientos, registros, instrucciones técnicas, etc. El auditor podrá requerir que se justifique con documentación lo que se le comente y lo que hace que se cumplan los requisitos de certificación.
- Todo el personal debe ser consciente de la importancia de la auditoría y de la visita, sobre todo aquellos sometidos a supervisión. Todo operario puede tener un descuido un día, un proceso que conlleve problemas, falta de orden o de limpieza, pero ese día deben de evitarse. En caso de que se produzca algún contratiempo o incidencia se debe de mostrar una capacidad de respuesta y reacción inmediata, mostrando control.
- La mayoría de auditorías de certificación son anunciadas, por lo que no se deberían solicitar si no se está preparado. En caso de hacerlo, aparte de costes económicos, se puede dejar una mala imagen haciendo que se pueda propagar esa mala publicidad.
- Existe una gran cantidad de certificadoras y de auditores, todos ellos deben disponer de una formación y experiencia que los capacite. Dependiendo de la certificadora y del auditor, el nivel de supervisión puede ser más exhaustivo o más flexible. Lo que está claro, es que si no demuestran la seguridad e inocuidad de sus productos, no se podrán certificar de BRC, IFS o ISO22000.
- Normalmente los auditores de certificación quieren que sea la propia empresa a través de su personal los que defiendan la auditoría. Suelen ser reacios a dejar totalmente ese papel a la Consultora con la que se trabaje. El motivo es simple y es que da la impresión de que ni la empresa, ni sus empleados se encuentran implicados con lo pretendido.
- Si en general: se cumplen los requisitos, se demuestra un gran control o que la empresa ha hecho un esfuerzo considerable, lo valorarán. La forma de hacerlo, es siendo un poco más flexible sobre algún aspecto que puede ser de relevancia y dando un margen de corrección.
Tengan en cuenta el papel de los auditores y adecuen primero su Sistema de Gestión de Calidad al cumplimiento de los requisitos de la certificación. De esta forma asegurarán, que sus probabilidades de pasar la auditoría se eleven en gran medida, dependiendo del sistema que dispongan.