Para determinar si es rentable el uso de un software de Sistema de Gestión de Calidad, se deben tener en cuenta una serie de factores.
Un software de sistema de gestión de calidad es un programa que presenta los apartados necesarios para poder implantar una norma. Este programa adapta un sistema documental informático a un formato preestablecido por una norma de calidad. Este formato engloba los requisitos necesarios fijados por dicha norma. Una vez se fija su empleo, es la propia empresa quien se encarga de introducir los datos y resultados que requieran los apartados.
Para que se pueda entender más fácilmente, se van a indicar cuales podrían ser los apartados de un software adaptado a la norma ISO 9001:
- Tareas
- Procesos
- Riesgos
- Encuestas de satisfacción
- Indicadores de procesos
- Objetivos de calidad
- Auditorías
- Incidencias y acciones
- Proveedores
- Mantenimiento y calibración
- Requisitos y normativas
- Documentación
- Personal y formación
- Revisiones por la dirección
Estos apartados engloban los requisitos necesarios para implantar la norma ISO 9001 y serán los que se auditen para otorgar la certificación. Dentro de cada apartado, el programa nos permitirá realizar una serie de acciones para que se puedan satisfacer los requisitos. Estas acciones pueden ser:
- Introducir datos
- Introducir resultados
- Generar informes
- Ordenar datos
- Fijar filtros de visualización de datos
- Borrar datos y resultados
- Introducir y adjuntar documentos
- Otras
Si quieren más información, aquí les dejo un ejemplo de software, del cual se tiene experiencia de uso y que se adapta a Normas ISO:
BENEFICIOS
- Proporciona de manera rápida un sistema de gestión de calidad documental informático
- Simplificación documental
- La parte básica del software empleada suele ser intuitiva
- Agiliza en ciertos aspectos el tiempo del mantenimiento del sistema
- Mantiene el buen orden dentro del sistema
INCONVENIENTES
- Tanto los apartados, como las acciones del programa están fijadas y solo el creador puede modificar el formato cambiando la versión del software
- El software solo se adapta a la norma de calidad a la que este destinada, no a otras
- Si el creador del software es una consultora, solo ella podrá orientar y guiar en la gestión de dicho programa frente a auditorias
- Cuanto más complejo y más acciones pueda realizar el software, mayor conocimiento se necesita del mismo para obtener su máximo rendimiento
- Tiene un coste ya que se requiere una licencia del mismo
- Si se disponía de un sistema documental anterior, se debe disponer de un tiempo para introducir gran cantidad de información en el nuevo
¿SERÁ RENTABLE SU USO?
Mencionados los beneficios y los inconvenientes se puede responder a la pregunta expuesta. La respuesta es que depende de la situación de cada fábrica o industria alimentaria en particular. El uso de este recurso puede ser beneficioso o perjudicial dependiendo de las condiciones que las rodea:
- Si se quieren certificar de más de una norma, lo más recomendable es tener un sistema de gestión de calidad documental que englobe todas. El disponer de más de un sistema documental o más de un software puede conllevar a duplicar información o generar problemas.
- Si la persona responsable del sistema documental de gestión de calidad varía con el tiempo, la siguiente persona no conocerá el software y requerirá formación.
- La formación sobre el software debe realizarse en profundidad para que pueda ser eficiente.
- Se puede disponer del tiempo necesario para cambiar de sistema de gestión documental. Inicialmente, el traspaso de información del sistema anterior al nuevo requiere algo más de tiempo que su mantenimiento.
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