Por causa del desconocimiento de gerencias, la falta de personal u otros motivos puede producirse el caso que no se apliquen correctamente las responsabilidades y competencias.
Las diferentes certificaciones de calidad y seguridad alimentaria, recalcan y fijan la importancia de las responsabilidades y competencias del personal como requisitos internos propios. El motivo de ello, es asegurar que deben de ser acordes a cada puesto de trabajo, de tal forma que se asegure la eficacia del desempeño de cada empleado. Para ello, se avalará con una formación afín a dichos puestos.
Como resultado de lo anterior, durante las auditorías se comprobará documentalmente o prácticamente que:
- Los requisitos de cada puesto se encuentran establecidos y documentados según las necesidades de la organización.
- La empresa dispone de los títulos o documentos acreditativos de la formación necesaria para el puesto desempeñado.
- Cada puesto de trabajo o cargo en caso de ausencia, disponga de un sustituto que asegure que sus responsabilidades asignadas siempre se aplican.
- Todas estas premisas deben de encontrarse documentadas para poder tener justificación ante el auditor, lo que conlleva el trabajo conjunto entre Calidad y RRHH.
Según lo comprobado, en ocasiones no se es capaz de discernir correctamente entre las competencias que se le debería asignar al personal. Esta situación implica una deficiente gestión u optimización de los recursos, siendo en este caso el personal.
Inicialmente, lo primero que se debe de hacer es fijar los puestos de trabajo que necesite la organización para su desempeño. Después sería la asignación eficaz de las responsabilidades de cada departamento, responsables o puestos de trabajo establecidos.
A continuación, se exponen las principales competencias de algunos departamentos como ejemplo:
Departamento de Calidad
- Asegurar la Calidad de la empresa mediante la aplicación, mejora y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad implantado.
- Control y seguimiento de objetivos, indicadores y parámetros de calidad.
- Liderar proyectos de innovación y promover la mejora continua dentro de la organización.
- Estudio y cumplimento del marco normativo o la legislación que aplica a los procesos de la organización.
- Gestión documental de todo el tema jurídico relacionado con la calidad y seguridad alimentaria.
- Formación del personal para cubrir las necesidades formativas en cuestiones de higiene y seguridad alimentaria.
Departamento de RRHH
- Control y gestión del personal de la organización.
- Reclutamiento y selección del personal.
- Formación y desarrollo de los empleados.
- Relaciones laborales.
- Prevención de riesgos laborales (PRL).
- Evaluación del desempeño del personal.
- Beneficios sociales.
- Planificación de la plantilla.
- Análisis de puestos de trabajo.
- Análisis y retribución de los puestos de trabajo.
Departamento de Marketing
- Definición y gestión de la marca.
- Realización de campañas e iniciativas en marketing.
- Crear contenidos de marketing.
- Crear contenido que favorezca la búsqueda del sitio web corporativo, productos o servicios que proporcionen.
- Control y gestión de las redes sociales.
- Comunicación interna para entender los valores que representa la marca.
- Atribución de enlace con los medios de comunicación.
- Realización de estudios de mercados.
- Diseño y estrategias de marketing para productos acabados.
Relevancia de las responsabilidades y competencias
Ciertamente, todos los departamentos, responsables y empleados cumplen con una función de gran relevancia para la empresa, ya correspondan a factores como:
- La calidad y seguridad alimentaria de los productos, seguridad y bienestar del personal.
- Económicos.
- Difusión.
- Producción.
- Cumplimiento de legislación.
- Otros.
Por consiguiente, se debe recalcar la gran importancia de que cada cargo o departamento tengan asignadas sus competencias correctamente y se apliquen eficazmente.
En algunos casos puntuales por necesidad de la organización, la colaboración entre los empleados, responsables o departamentos se puede producir. Siempre y cuando, no se obvien o dejen de lado las principales responsabilidades de cada uno de ellos. Destacar sobretodo, que el caso omiso de esta premisa puede provocar una mala gestión del personal y la no eficacia del desempeño. La razón sería por no llevar a cabo competencias que pueden ser de mayor importancia que las extra asignadas generando costes por la no Calidad.
Por lo tanto, una vez se conocen y se documentan las competencias del personal, es necesario conocer si se disponen de los recursos necesarios como:
– Tiempo para llevar a cabo las responsabilidades.
– Número de empleados.
– Medios.
– Formación.
– Maquinaria.
– Infraestructuras.
– Otros.
De esta forma conoceremos si se pueden aplicar correctamente. En caso de que no, la solución es llevar a cabo un estudio para definir que recursos se necesitan y que la empresa los proporcione. Al proporcionarse, la empresa obtendrá mayor beneficio por ello y así favorecerá también la satisfacción del personal por su eficiente desempeño.
Consecuentemente, la gestión eficiente y la optimización de las responsabilidades y competencias es un factor importante para favorecer la calidad dentro de la empresa.